Trước đây, điều kiện thanh toán để được khấu trừ thuế Giá trị gia tăng và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp là các hóa đơn trị giá từ 20 triệu đồng trở lên phải thực hiện thanh toán bằng các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ví dụ thanh toán chuyển khoản chẳng hạn).

Nay, ngưỡng thanh toán này đã được giảm xuống còn 05 triệu đồng theo hướng dẫn tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng có hiệu lực từ 01/07/2025.

Như vậy, từ  ngày 01 tháng 7 năm 2025 các hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thanh toán bằng các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, còn hóa đơn dưới 05 triệu đồng thì doanh nghiệp có thể thanh toán bằng tiền mặt.

Tuy nhiên, trên thực tế, có nhiều khoản chi của doanh nghiệp lớn hơn 5 triệu đồng, cần thanh toán tại thời điểm mua hàng hóa, dịch vụ, nhưng có thể không thể thực hiện ngay được bằng tài khoản của Công ty. Ví dụ như việc thanh toán diễn ra ngoài giờ hành chính, hoặc việc thanh toán cần sự phê duyệt của người quản lý, nhưng người quản lý không thể lúc nào cũng có thể phê duyệt ngay lập tức được. Do đó, doanh nghiệp phát sinh nhu cầu sử dụng tài khoản của nhân viên để thanh toán ngay lập tức cho nhà cung cấp.

Xuất phát từ nhu cầu trên, Nghị định 181 có điều khoản cho phép doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động của công ty thanh toán bằng các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, sau đó, công ty hoàn trả lại cũng bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt. Thì việc thanh toán này vẫn đáp ứng được điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

Cụ thể, theo điều 26, mục 2i của Nghị định 181/2025/NĐ-CP

Điều 26. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

1. i) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được ủy quyền cho cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh, sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Do đó, trong trường hợp Công ty có ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty dùng tài khoản ngân hàng của cá nhân để chuyển thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ của Công ty cho bên bán, thì hồ sơ cần thiết cho hình thức thanh toán này cần có các hồ sơ sau:

1. Quy chế quản lý tài chính của Công ty hoặc quyết định về việc ủy quyền của Công ty cho cá nhân của Công ty; đồng thời các khoản chi nêu trên có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty gồm:
2. Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ thể hiện tên, mã số thuế và địa chỉ của Công ty;
3. Hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của công ty cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với Công ty;
4. Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng, từ tài khoản thẻ tín dụng của cá nhân sang tài khoản của người bán;
5. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng từ tài khoản của Công ty sang tài khoản của cá nhân

Thì hình thức thanh toán nêu trên được xem là đáp ứng đủ điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, làm căn cứ để:

• Kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào,
• và được tính vào chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (nếu đáp ứng các điều kiện tính vào chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp theo quy định hiện hành)

Công ty có trách nhiệm lập và theo dõi danh sách các tài khoản, thẻ tín dụng của cá nhân là người lao động của Công ty được Công ty ủy quyền để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ theo hình thức nêu trên và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.

Đây là một điểm mới của Nghị định 181/2025/NĐ-CP so với các văn bản trước đây. Điều khoản này tạo ra một hành lang thông thoáng hơn trong việc thanh toán các khoản chi tại doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong hoạt động kinh doanh nhưng vẫn đảm bảo được điều kiện thanh toán và định hướng phát triển nền kinh tế không dùng tiền mặt và thúc đẩy hoạt động thanh toán qua ngân hàng.

Trường hợp có thắc mắc, hoặc cần tư vấn dịch vụ, quý anh chị có thể liên hệ qua email: keytascompany@gmail.com hoặc Zalo 0974987917